Démarches administratives en Pologne

C'est l'étape qui commande toutes les autres.

1.1 Ressortissants de l'UE et de l'EEE

Au titre de la libre circulation, vous n'avez besoin ni de visa ni de carte de séjour pour vivre, travailler ou étudier en Pologne. Une seule obligation pèse sur vous pour un séjour de plus de trois mois : enregistrer votre séjour auprès de l'office de voïvodie (urząd wojewódzki) de votre lieu de résidence. Vous déposez la demande en personne, au plus tard le lendemain de l'expiration du délai de trois mois suivant votre entrée. Les mineurs sont dispensés du dépôt en personne. La procédure est gratuite. Elle débouche sur un certificat d'enregistrement de séjour d'un citoyen de l'UE (zaświadczenie o zarejestrowaniu pobytu obywatela UE), valable 10 ans.

Les pièces varient selon le motif. Pour travailler, les citoyens de l'UE accèdent librement au marché du travail, sans permis, et vous justifiez simplement d'un emploi salarié ou d'une activité indépendante. Pour étudier, vous présentez une attestation d'inscription, une preuve de ressources suffisantes et une assurance maladie. Pour rejoindre votre famille, votre conjoint et vos proches demandent le titre adapté une fois votre propre séjour enregistré, et un membre de famille qui n'est pas citoyen de l'UE reçoit une carte de séjour de membre de famille d'un citoyen de l'UE.

Après cinq ans de séjour ininterrompu, vous obtenez le droit de séjour permanent. Le régime vaut à l'identique pour l'EEE, c'est-à-dire la Norvège, l'Islande et le Liechtenstein.

Si vous vous installez pour votre retraite, notre guide pour prendre sa retraite en Pologne reprend ces démarches sous l'angle des pensionnés, avec la fiscalité de la pension et la couverture santé.

Si votre installation passe par un emploi, notre page Travailler en Pologne rassemble les salaires, les contrats et les droits du salarié.

1.2 Ressortissants suisses

Les Suisses relèvent du même régime que les citoyens de l'UE et de l'EEE, au titre de l'accord de libre circulation conclu avec l'Union européenne. Pas de visa, pas de carte de séjour, un simple enregistrement du séjour au-delà de trois mois, selon les mêmes règles et le même calendrier. Les membres de la famille à charge en bénéficient aussi.

1.3 Ressortissants du Royaume-Uni

Le Brexit a créé deux situations très différentes.

Premier cas - bénéficiaire de l'accord de retrait : Vous résidiez légalement en Pologne avant le 1er janvier 2021. Vous gardez des droits proches de ceux d'un citoyen de l'UE, pour travailler, étudier ou séjourner. Mieux vaut détenir le titre dédié, le dokument pobytowy dla beneficjenta umowy wystąpienia, qui prouve votre statut et vous dispense des contrôles renforcés aux frontières (systèmes EES et ETIAS).

Second cas - arrivée à partir du 1er janvier 2021 : Vous êtes ressortissant de pays tiers. La circulation sans visa se limite aux courts séjours, 90 jours sur 180. Pour vous installer, il faut un visa national de type D, puis une carte de séjour correspondant à votre motif. Pour travailler, un permis de travail est en principe nécessaire, sauf catégories dispensées.

La karta pobytu ne concerne que les ressortissants de pays tiers. Parmi les provenances traitées ici, cela vise donc seulement les Britanniques arrivés après le 1er janvier 2021. Les citoyens de l'UE, de l'EEE et les Suisses n'en reçoivent pas, puisque leur document est le certificat d'enregistrement de séjour vu plus haut.

C'est le document physique qui matérialise une décision d'autorisation de séjour. Le séjour temporaire (karta czasowego pobytu) s'accorde selon le motif. Un contrat ou un permis pour le travail. Une inscription en études supérieures à temps plein pour les études. Le regroupement familial pour la famille, prévu par l'article 159 de la loi sur les étrangers, au profit du conjoint, des enfants mineurs et, dans des cas limités, de personnes à charge, à condition que le membre de famille déjà présent détienne un titre valable. Le séjour permanent (karta stałego pobytu) vient ensuite, après plusieurs années, ou plus vite après un mariage avec un citoyen polonais.

La demande se dépose à l'office de voïvodie, avec relevé d'empreintes. Les délais réels sont souvent longs, plusieurs mois.

Prévoyez les justificatifs habituels : passeport, photos, preuve de ressources, assurance maladie et preuve d'un logement. Les documents étrangers doivent en général être traduits par un traducteur assermenté (tłumacz przysięgły).

Le PESEL (Powszechny Elektroniczny System Ewidencji Ludności) est l'identifiant personnel à onze chiffres. Sans lui, presque rien ne se fait : compte bancaire, déclarations fiscales, démarches en ligne via le profil de confiance (Profil Zaufany), accès aux services publics. Il concerne tout le monde, quelle que soit la provenance.

Deux voies existent, toutes deux gratuites.

Voie automatique : En enregistrant votre adresse (zameldowanie) à la mairie ou à la commune (urząd gminy ou urząd miasta) pour un séjour de plus de trente jours, vous recevez le PESEL d'office. Il faut alors un bail signé par le propriétaire du logement.

Demande explicite : Utile si vous ne pouvez pas enregistrer d'adresse mais qu'une administration, banque, fisc ou ZUS, exige un PESEL. Vous remplissez un formulaire, en personne, dans n'importe quelle commune, en indiquant la base légale de l'obligation.

Le NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej, dix chiffres) est réservé aux entités et aux personnes qui exercent une activité économique ou sont assujetties à la TVA.

Pour un particulier qui s'installe sans créer d'entreprise, votre identifiant fiscal est votre PESEL, pas un NIP.

Depuis la réforme du 1er septembre 2011, les personnes physiques sans activité et non assujetties à la TVA utilisent leur PESEL pour l'impôt sur le revenu. Un NIP ne devient nécessaire que dans des cas particuliers : activité indépendante, assujettissement à la TVA, ou demande expresse du bureau des impôts (formulaire NIP-7). La plupart des gens qui viennent travailler, étudier ou rejoindre leur famille n'ont donc aucun NIP à demander.

Aucune loi n'interdit à un étranger d'avoir un compte en Pologne. Mais chaque banque applique ses propres règles de vérification (procédures KYC et lutte anti-blanchiment), et les pratiques varient beaucoup.

La pièce d'identité d'abord : passeport pour tous, carte nationale d'identité souvent acceptée pour les citoyens de l'UE, de l'EEE et les Suisses.

Un numéro de téléphone polonais est presque toujours demandé, pour les codes SMS et l'activation de l'application.

Un justificatif d'adresse en Pologne est utile, parfois exigé.

Le PESEL n'est pas toujours obligatoire à l'ouverture, mais il facilite tout. Sans lui, certaines banques n'ouvrent qu'un compte de non-résident aux fonctions limitées, à reclasser une fois le PESEL obtenu.

Pour un ressortissant de pays tiers comme un Britannique récemment arrivé, le titre de séjour ou le visa peut être réclamé. Les documents rédigés dans une autre langue peuvent devoir être présentés en traduction assermentée.

Les banques les plus utilisées par les expatriés : PKO BP, mBank, ING Bank Śląski, Santander Bank Polska. Revolut et Wise sont également très répandus comme solution complémentaire.

Tout dépend du pays qui a délivré votre permis.

Permis UE, EEE ou suisse : Reste valable jusqu'à sa date d'expiration, sans aucune obligation d'échange. Vous pouvez l'échanger si vous le souhaitez, sans examen, uniquement sur dossier.

Permis britannique (émis avant le 31/12/2020) : L'échange est possible sans examen. Passé 185 jours de résidence, l'échange devient obligatoire. Le délai se compte à partir de votre zameldowanie, pas de votre date d'arrivée.

Permis britannique (émis après le 31/12/2020) : Ces permis relèvent du régime des pays tiers. Un échange contre un permis polonais implique en principe un examen théorique. Passé 185 jours de résidence, le permis perd sa validité sur le territoire polonais. Vérifiez auprès du Wydział Komunikacji de votre ville avant d'engager la démarche.

La démarche se fait au service des transports (Wydział Komunikacji) de votre commune. Il faut un formulaire, une photo aux normes, une copie du permis avec l'original pour vérification, un justificatif de séjour et d'adresse ainsi que le paiement. Pour un permis britannique, l'administration vérifie le document auprès de l'autorité émettrice.

Le traitement douanier dépend du pays de départ, pas de votre nationalité.

Depuis un État de l'UE : Vos biens personnels usagés circulent librement, sans droits de douane ni TVA à l'importation. Aucune formalité douanière particulière.

Depuis un pays tiers (Suisse, Royaume-Uni) : Le dédouanement est obligatoire. Vous pouvez bénéficier de l'exonération dite des biens de déménagement (mienie przesiedlenia), prévue par le règlement (CE) numéro 1186/2009.

L'exonération suppose plusieurs conditions réunies : vous transférez votre résidence d'un pays tiers vers la Pologne après y avoir vécu au moins douze mois consécutifs ; les biens vous appartenaient et servaient à votre ancien domicile depuis au moins six mois ; ils sont destinés à un usage personnel, pas à la revente ; et vous vous engagez à ne pas les céder pendant douze mois après la mise en libre circulation.

L'exonération de droits de douane, celle de TVA à l'importation et celle d'accise reposent sur des bases juridiques distinctes et s'apprécient séparément. Pour un véhicule, il doit avoir été détenu et utilisé au moins six mois, et l'accise peut rester due. La déclaration se fait auprès du bureau de douane polonais. Bon à savoir : le conjoint n'est pas considéré comme un tiers pour la condition de non-cession.

Le mariage civil se conclut devant l'officier de l'état civil (Urząd Stanu Cywilnego, ou USC). Un mariage religieux à effets civils, dit concordataire, est possible aussi. Le document clé pour un étranger est le certificat de capacité matrimoniale (zaświadczenie o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa), qui atteste qu'aucun empêchement n'existe au regard du droit de son pays d'origine. Si votre pays ne délivre pas ce certificat, vous pouvez saisir le tribunal de famille pour en être dispensé.

Les autres pièces sont classiques : passeport, acte de naissance, le certificat ci-dessus et, pour les personnes divorcées ou veuves, les actes correspondants. Tout document étranger doit être accompagné d'une traduction assermentée en polonais. Si l'un des futurs époux ne maîtrise pas le polonais, un interprète assermenté est requis au dépôt et pendant la cérémonie. Comptez environ un mois d'attente après la déclaration d'intention.

Un mariage célébré à l'étranger ne produit ses effets en Pologne qu'une fois transcrit à l'USC. Il faut l'acte de mariage original, avec apostille ou légalisation selon le pays, accompagné d'une traduction assermentée. Les documents issus de l'UE sont souvent dispensés de légalisation.

Le mariage avec un citoyen polonais ne donne pas automatiquement de droit de séjour ni la nationalité. Il ouvre droit à une carte de séjour temporaire pour conjoint, valable jusqu'à trois ans, et accélère ensuite l'accès au séjour permanent puis à la nationalité.

Union civile et couples non mariés

La Pologne admet la double nationalité. Deux voies mènent au passeport.

La reconnaissance comme citoyen (uznanie za obywatela) : C'est une décision du voïvode soumise à des critères légaux. Par exemple, trois ans de séjour ininterrompu sous séjour permanent, avec des revenus stables et réguliers ainsi qu'un titre légal d'occupation d'un logement. Autre exemple : deux ans sous séjour permanent en étant marié depuis au moins trois ans à un citoyen polonais. Dans tous les cas, il faut prouver une maitrise du polonais au niveau B1 par un certificat officiel. Les frais sont de 219 PLN.

L'octroi par le président de la République (nadanie) : Cette voie est discrétionnaire, sans critères fixes. La décision est définitive et sans recours. Selon le lieu de dépôt, des frais consulaires et de traduction peuvent s'ajouter.

Les citoyens de l'UE, de l'EEE et les Suisses qui ont acquis le droit de séjour permanent après cinq ans peuvent s'appuyer sur ce statut comme base de la reconnaissance. La demande se dépose auprès du voïvode, ou du consul depuis l'étranger, et tout document étranger doit être traduit par un traducteur assermenté.

Vous êtes résident fiscal polonais si vous remplissez l'un de ces deux critères, qui sont alternatifs et non cumulatifs :

Séjour de plus de 183 jours : en Pologne sur l'année fiscale (année civile).

Centre des intérêts vitaux : personnels ou économiques situé en Pologne. En pratique, l'administration et les tribunaux font primer ce critère. Transférer sa famille et sa vie en Pologne peut suffire à y créer la résidence fiscale, même avant 183 jours.

La portée de l'impôt découle de ce statut. Le résident est soumis à une obligation fiscale illimitée, donc imposable sur ses revenus mondiaux. Le non-résident n'est imposé que sur ses revenus de source polonaise.

La Pologne est liée par des conventions de non-double imposition avec la Suisse et avec le Royaume-Uni. Elles répartissent le droit d'imposer et éliminent la double imposition, avec des règles de départage de la résidence en cas de conflit.

Côté pratique, l'identifiant fiscal d'un particulier sans activité est le PESEL. La déclaration annuelle passe par le formulaire adapté, par exemple le PIT-37 pour les revenus d'emploi.